Privacyreglement TalentConnect (upUco Coach a Colleague B.V.)
In dit reglement laat upUco Coach a Colleague B.V., hierna te noemen TalentConnect, zien op welke manier zij omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
1. Wetgeving en definities
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt:
Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffect- beoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
2. Reikwijdte
Het Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van deelnemers aan de programma’s van TalentConnect, geregistreerde gebruikers van TalentConnect (Platform) en de medewerkers van TalentConnect.
3. Verantwoordelijke
De opdrachtgevers en deelnemers van en met de dienstverlening van TalentConnect is/zijn verantwoordelijk voor de geleverde informatie opgenomen in TalentConnect (platform) en overige gegevensdragers van TalentConnect.
4. Verwerkingen
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
5. Doeleinden
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.
6. Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De opdrachtgever van TalentConnect zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt TalentConnect alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe TalentConnect dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van TalentConnect, en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.
TalentConnect geeft geen persoonsgegevens door aan derden, anders dan met goedkeuring en in overleg met de opdrachtgever of member.
7. Verwijdering
TalentConnect bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
8. Rechten van betrokkenen
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt.
Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
a) Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan TalentConnect te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
b) Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
c) Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij TalentConnect om dit te corrigeren.
d) Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan TalentConnect te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
e) Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
f) Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. TalentConnect zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
9. Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen bij de opdrachtgever van TalentConnect. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. TalentConnect heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek van de opdrachtgever, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is.
Binnen vier weken zal TalentConnect laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek van de opdrachtgever kan TalentConnect aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
10. Geautomatiseerde verwerkingen
Geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens vindt plaats wanneer naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen.
Bijvoorbeeld: Je wilt jezelf ontwikkelen op het vlak van Netwerken en je zoekt daarvoor een TalentCoach. In TalentConnect zoek je op het specifieke talent Netwerken en het systeem presenteert een aantal collega’s/deelnemers die voldoen aan dit profiel. Door op de gekozen collega/deelnemers te klikken kan je een verzoek tot coaching/ondersteuning bij hem/haar indienen. TalentConnect faciliteert het gehele coaching/ondersteuning traject met opdrachten, tips en aanbevelingen. Van de coaching/ondersteuning worden een aantal zaken vastgelegd en bijgehouden, waaronder het logboek (chatbox), aantal verzonden opdrachten en eventueel waardering en feedback over en weer.
11. Big data en tracking
Door middel van Big-dataonderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd.
De verzamelde gegevens door Big-dataonderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens geanonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.
12. Plichten van TalentConnect
TalentConnect is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan TalentConnect de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
a) De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
b) De doelen van de verwerking;
c) Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
d) Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
e) Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens;
f) De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
g) Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
13. Gegevensbeschermingseffectbeoordeling
Met een gegevensbeschermingseffect beoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy.
TalentConnect voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
TalentConnect heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van opdrachtgevers overneemt. De opdrachtgevers hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.
14. Datalekken
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt TalentConnect dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de opdrachtgever. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt TalentConnect dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal.
15. Afsluiting
Als TalentConnect een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van TalentConnect worden behandeld.
16. Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.